内容証明郵便にはどのような効果があるのか？書き方のルールとともに解説

2021.09.24

内容証明郵便とは文書に書かれた内容、

文書を送った事実などを日本郵便が証明してくれる郵便の一種です。

内容証明郵便には法的な効力こそないものの郵便局という公的な機関が証明を残すため、

出す相手に心理的な圧力をかける効果が期待できます。

大変特別な郵便である内容証明郵便の文書には、作成方法に様々なルールがあります。

多数あるルールの一部について解説するので、ぜひ参考にしてくださいね。

 

 

内容証明郵便とは？概要や利用場面を解説

まずは内容証明郵便の概要を見てみましょう。

内容証明郵便は、どのような内容の文書が誰から誰へいつ差し出されたかを

差出人が作成した謄本によって郵便局が証明するシステムです。

謄本というのは文書の写しのことで、差出人と郵便局が1通ずつ保管します。

さらに文書が相手の元へ確実に配達されたことの証拠を残すなら、

内容証明郵便を配達証明付きで発送しましょう。

ここまで隙のない情報を準備しておけば、

その後法的手段に至った場合も有力な証拠として使えるので安心です。

契約解除や債権回収の強い請求などに利用して、

後々の証拠とするケースが内容証明郵便の代表的な利用場面といえるでしょう。

 

 

内容証明郵便の作成で気を付けたいルールを解説

 

・内容証明郵便のルール①文書の字数に規定がある

内容証明郵便に使う用紙に規定はありませんが、文字数については細かい規定があります。

例えば縦書きなら1行20字以内で文書を書き、用紙1枚は26行以内で収める必要があります。

用紙に規定はありませんが、原稿用紙のように升目があるものを選ぶと書きやすいでしょう。

 

・内容証明郵便のルール②文書には表題が必要

文書の内容をより相手に確実に知らせるため、文書には表題を付ける必要があります。

端的に内容証明郵便の内容を示す表題を考えましょう。

 

・内容証明郵便のルール③各所に押印が必要

内容証明郵便の文書が用紙1枚で収まりきらず複数枚に渡る場合は、

ホチキス留めしてページに折り目をつけ、割り印をする必要があります。

そして押印は訂正の際も必要です。

文書を訂正する方法には厳格なルールがあり、まず訂正箇所を2本線で消し、

縦書きならその右に正しい語句を書きます。

さらにその欄外に2文字修正など訂正した旨を書き押印するといったものです。

なおこのとき使用する印鑑は認印で良いとされます。

 

 

まとめ

内容証明には文書を送った日付や内容について証拠を残す性質があるため、

相続で利用される場面もよくあります。

証拠を残すことで相続に関して後々起こりえるトラブルの回避に役立つでしょう。

内容証明郵便は普段利用する機会が少ないうえ、

作成方法に細かいルールがあるため困る方も多いものです。

内容証明郵便を利用するなら行政書士などの専門家に相談すると、

スムーズな問題解決ができるのでおすすめです。

 

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