行政書士が行う内容証明業務とは②

2020.05.26

行政書士の業務内容については行政書士法第1条に記載がありますが、その中の1つに「権利義務に関する書類の作成」というものがあります。

その「権利義務に関する書類」の中には、「内容証明」というものが含まれます。「内容証明」とはいったいどのようなものなのでしょうか。

 

・時候の挨拶などは不要であり、用件のみを記載することが一般的な書き方です。

資料を添付することはできません。資料を添付したい場合には別便でその資料を郵送する必要があります。

 

・差出人と受取人の住所・氏名は必ず記載します。
差出人が複数いる場合には、連名で送付可能です。受取人が複数いて、差し出す内容が同じであれば、1回の内容証明郵便で差し出すことが可能です。

 

・訂正方法が決められていて、郵便局の窓口で訂正する場合には手書きで訂正しなければなりません。
(1)文字の訂正の場合
間違えた文字を二重線で消す→近くに正しい文字を書く→欄外に「●字削除」、「●字加入」と書く→訂正印を押す
(2)文字の挿入の場合
追加した文字数について欄外に「●字加入」と書く→訂正印を押す

 

内容証明作成のポイント

次に、内容証明作成の際のポイントについてご紹介致します。

・文書の内容について、経緯や事実に間違いがあると後々争いになる可能性があるため、正確な内容のみを記載するようにします。

・主張や請求は明確にして、法的根拠を求め、「●●法第●条に基づき～」というように、なるべく法令等を記載するようにします。

・相手に回答を求める場合や金銭の支払いを請求する場合等には、期限を明確に記載し、期限を過ぎた場合にどのような措置を検討しているのかということを具体的に記載します。

・差出人と受取人の記載内容に誤りがあると送信できません。再度送付には無駄な費用や手間がかかるため、間違えないように注意します。

 

内容証明は、相手に配達されると記録として残ります。
また、一度出すと撤回できないため、うっかり請求金額を少なく書いてしまったり、不用意に差出人が不利になるような条件を記載してしまったりした場合、受取人側に有利な証拠として利用される恐れがあります。
内容証明を出す際は、失敗が許されないものと考え、何度も文書の記載内容を読み返して確認してから提出することが大切となります。

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